Для создания файла архива:

1. Откройте outlook

2. На вкладке главная нажмите на кнопку "Создать элемент"

3. "Другие элементы"

4. "Файл данных Outlook"

5. По умолчанию файлы хранятся в расположении вашего профиля. Каталог по пути: Документы -> Файлы outlook

6. Укажите осознанное имя будущего архива и выберите место его создания

7. Например для распределения писем по годам, можете создать несколько архивов с метками в имени, что указывают год\квартал\месяц, например имя "Архив 2020 "" подразумевает хранение писем до 2020 года включительно.

8. После указания имени, созданный архив отобразится в списке вместе с вашим ящиком и групповыми ящиками.

Нажмите правой клавишей мыши на заголовок архива в списке папок

Нажмите на кнопку Дополнительно

В строчке имя файла будет полный путь до подключенного архива

Файл кэширование должен занимать примерно объём занятого места в ящике +- 15%,
чтобы загрузить весь ящик, используйте памятку выше.

Предварительно ознакомьтесь с разделом "Как узнать актуальное занятое место в личной почте"

Открыть путь до файла Кэша

Нажмите на кнопку Файл

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных

Выберите запись с вашим ящиком, слева от которого установлена галка в круге, нажмите кнопку Открыть расположение файла

По умолчанию архивы создаются в расположении - Каталог пользователя\Documents\Файлы Outlook
Чтобы быстро перейти в каталог Мои документы нажмите сочетание клавиш Windows + R

Нажмите на Файл

Нажмите на Файл

Выберите пункт Открыть и экспортировать - Открыть файл данных Outlook

Введите Documents и нажмите Ок

Если каталога Файлы Outlook нет, то он создается автоматически при создании первого архива в основном расположении

Если каталога Файлы Outlook нет, то он создается автоматически при создании первого архива в основном расположении

Введите Documents и нажмите Ок

По умолчанию архивы создаются в расположении - Каталог пользователя\Documents\Файлы Outlook
Чтобы быстро перейти в каталог Мои документы нажмите сочетание клавиш Windows + R

Данный способ более удобный для подключения большого количества архивов

Выберите архив из доступных и нажмите Ок

По итогам подключенный архив отобразится в списке доступных элементов, где доступны ящики.

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных. Через кнопку Добавить подключите уже существующие архивы. Выберите архив из доступных и нажмите Ок.

По итогам подключенный архив отобразится в списке доступных элементов, где доступны ящики.

Данный способ более удобный для отключения большого количества архивов, а также более наглядный в вопросе поиска физического расположения самого архива (Пути к файлу архива)

Файл с галкой является файлом кэширования и не является архивом, в конце имении имеет расширение ost (1)
Файлы с расширением pst (2) - это файлы архивы.

Нажмите на Файл

По итогам закрытия, архив отключится от профиля outlook, но не удалится окончательно.

Выберите пункт Открыть и экспортировать - Открыть файл данных Outlook

Переключитесь на вкладку Файлы данных

Выделите архив, который хотите отключить. Нажмите на кнопку Удалить

Подтвердите операцию отключения (Удаления из списка подключенных архивов)

По итогам после отключения архива, переименовать или удалить его полностью возможно будет только после перезапуска программ (Skype, MS Outlook, Cisco Jabber и т.д.), однако проще и быстрее перезагрузить сам ПК, тогда система не будет блокировать файл архива.

Нажмите правой клавишей на архиве в списке, у которого нужно изменить отображаемое имя в списке каталогов
Выберите пункт "Свойства файла данных..."

Нажмите на кнопку Дополнительно

В поле Имя укажите новое отображаемое имя архива в списке каталогов и нажмите Ок

Для завершения настройки нажмите Ок

Для изменения параметров нескольких архивов. Нажмите на Файл

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных. Выберите архив, и нажмите на кнопку "Параметры"

В поле Имя укажите новое отображаемое имя архива в списке каталогов и нажмите Ок