Первичная настройка для корректной работы Авто-архивации:

Откройте outlook. Вкладка Файл - Настройка учётной записи и одноименная кнопка внутри Настройка учётной записи...

Вкладка "Электронная почта" - выберите свою почту левой кнопкой мыши и нажмите кнопку Изменить

Установите галку напротив параметра использовать режим кэширования

Передвиньте ползунок в крайнее правое положение, в противном случае автоархивация будет работать только для ограниченного диапазона почты (Пример, если стоит 1 год, а письма есть за более старший период, outlook их не увидит и не заархивирует)

Нажмите Далее - Готово - Закрыть - Вкладка Файл - Выход.

После проделанных действий запустите Outlook

Запустите Google Chrome (Windows + S - Google)

При авторизации вне корпоративной сети компании, сайт запросит авторизацию, которая проводится в формате Логин + пароль от входа в ПК.

Данный ресурс доступен как с корпоративного устройства, так и с личного (С ограничениями)

Вход в веб-outlook

Нажмите на каталог Популярные корпоративные ресурсы - выберите закладку "Web-клиент Outlook"

При первом входе выберите ваш часовой пояс, по итогам вы попадёте в свой корпоративный ящик

Нажмите на шестреню и выберите <<Параметры>>

Разверните кнопку "Общие"

Выберите пункт <<Моя учетная запись>>

Прокрутите вниз

Файл кэширование должен занимать примерно объём занятого места в ящике +- 15%,
чтобы загрузить весь ящик, используйте памятку выше.

Открыть путь до файла Кэша

Нажмите на кнопку Файл

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных

Выберите запись с вашим ящиком, слева от которого установлена галка в круге, нажмите кнопку Открыть расположение файла

Как только вы определили размер занимаемого места в почте, необходимо убедиться, что у вас достаточно места на устройстве для архивации почты.

Для этого откройте проводник, нажмите правой клавишей на меню пуск и выберите пункт "Проводник"

Выберите Этот компьютер

Вас интересуют диски C: E: D: F: H: i:, на указанных дисках должно быть достаточно места для архивации в аналогичных единицах изменения.

Для создания файла архива:

1. Откройте outlook

2. На вкладке главная нажмите на кнопку "Создать элемент"

3. Другие элементы

4. Файл данных Outlook

По умолчанию файлы хранятся в расположении ваш профиль - документы - файлы outlook

Укажите осознанное имя будущего архива и выберите место его создания

Например для распределения писем по годам, можете создать несколько архивов с метками в имени, что указывают год\квартал\месяц, например имя "Архив 2020 "" подразумевает хранение писем до 2020 года включительно.

После указания имени, созданный архив отобразится в списке вместе с вашим ящиком и групповыми ящиками.

Первоначально убедитесь, что у вас загружена вся почта, а не какой-то её ограниченный диапазон, если изменили настройки по памятке ниже, то почта загрузится в течении некоторого времени, в зависимости от качества интернета и доступности места для кэширования ящика на диске.

Если у вас нет кнопки Удалять старые элементы, перезапустите outlook
Файл - Другие -Выход

Запустите Outlook

Кнопка Файл - Инструменты - Удалять старые элементы

Либо перезагрузите ваш ПК

Для понимания временных диапазонов, хранимых в почте, откройте папку входящие и\или отправленные, отсортируйте по дате получения\отправки и посмотрите на дату первого и последнего письма, исходя из этих данных, вы получите общий диапазон писем в почте, однако, если вы поменяли настройки кэширования, то результаты могут быть неполные.

Выберите "Архивировать эту папку и все вложенные папки"

Выберите левой клавишей мыши ваш ящик (Не входящие, а именно ваш ящик, если вам необходимо провести авто-архивацию всего ящика)

Выберите дату ДО какого числа провести архивацию

Выберите файл архива, в который будут архивироваться письма, для этого нажмите кнопку "Обзор..."

Откроется стандартное расположение архивов, рекомендуется хранить архивы там, выберите созданный ранее архив и нажмите кнопку "Ok"

После выбора даты, файла архива и ящика, который планируете архивировать, нажмите кнопку Ок, для запуска процедуры.

Перед началом выполнения действий описанных ниже, ознакомьтесь со следующими разделами:

В процессе авто-архивации прерывать процедуру или закрывать outlook не рекомендуется, нажмите на кнопку Назад

Если в ящике есть письма, которые удовлетворяют установленному фильтру, то файл архива будет увеличивать свой размер, статус можете отслеживать в правом нижнем углу, когда вернётесь в основное меню программы.

По итогам архивации, копии писем будут в архиве, а исходные письма переместятся в инструмент "Восстановить удаленные элементы", спустя 30 и более минут, на сервере синхронизируются изменения и место в ящике очистится, актуальную квоту и занятое место рекомендуется смотреть в веб-версии https://mail.magnit.ru/owa/

После переноса писем из основного ящика в архив, занимаемое место в ящике освободится не сразу, а через некоторое время (от 30 минут).

При этом письма, которые вы перенесли в архив, попадут в инструмент восстановить удаленные элементы.

Данный вид архивации подразумевает, что вы выделяете группу писем и переносите через контекстное меню или перетаскиваете письма из основного ящика в архивный файл.

Если вы включили функцию на вкладке Вид - Показывать как беседы, то при намерениях перенести диапазоны писем при сортировке от самых свежих, вы перенесёте и прошлые периоды, например:

В переписке с одной темой есть письма за 2020-2025 год, то при выборе сгруппированной беседы, вы перенесёте письма за пять лет.

1. Для того, чтобы переместить группу писем, откройте папку в ящике, где они расположены.

2. Для выделения группы писем вам необходимо использовать сочетания клавиш:

3. Для переноса выделенных писем можете использовать 2 способа

Перетащить из папки ящика в папку архива (Если делаете первый раз, каталог нужно будет создать или разово запустить авто-архивацию, чтобы в архиве создалась структура каталогов как в основном ящике).

Выделите группу писем, затем захватите одно письмо из выделенного (Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши) и перетащите в целевую папку в архиве, курсор изменит свой вид, если перенос в эту папку возможен.

Выделите группу писем способом № 1.

Нажмите правой клавишей на одно из выделенных писем (Переместить - другая папка - Выберите каталог в архиве)

Дождитесь окончания переноса.

После окончания переноса всех элементов в архив, запустите операцию сжатия файла кэширования (Файл - предзагрузки, он же файл с расширением OST)

Для настройки авто-архивации выполните следующие манипуляции: Запустите outlook - Кнопка Файл - Параметры

Переключитесь на вкладку "Дополнительно" - Кнопка "настройка автоархивации"

Активируйте галку "Архивировать каждые" и установите значение в 1

Авто-архивация по расписанию работает при условии, что клиент подключен к сети
(Forti VPN или корпоративная сеть). Таким образом, при выключенном ПК\Ноутбуке и
закрытом клиенте outlook, авто-архивация по расписанию работать не будет,
учитывайте это при планировании отпуска.

1. Снимите галку "Запрос перед авто-архивацией", если желаете, чтобы процедура проводилась фоном и не требовала подтверждения с вашей стороны

2. Снимите галку "Удалять просроченные элементы (Только электронная почта)"

3. Измените фильтр по дате на "Удалять элементы старше" 2х месяцев (Данное значение подбирается опытным путём, вплоть до 3 дней)

4. Выберите целевой архив, куда будут переноситься письма.

5. Для применения данных настроек для всего ящика, нажмите кнопку "Применять настройки ко всем папкам"

6. Для сохранения настроек, нажмите Ок - Ok

Нажмите на кнопку "Архивировать все папки согласно настройкам автоархивации" - Ок

Нажмите на кнопку Файл - Инструменты - Удалять старые элементы

Дождитесь окончания автоархивации.

Начиная с версии MS outlook 2021, производитель программы добавил специальную кнопку Архивировать

Данная кнопка НЕ является архивацией, а фактически переносит выбранное письмо, из
любой папки, в папку архив, что не уменьшит размер занимаемого места.

По окончании работ, нажмите правой клавишей мыши на свою почту Свойства файла данных

Вкладка "Общие" - кнопка "Дополнительно"

Вкладка - Дополнительно - Настройка файла данных Outlook...

Дождитесь завершения сжатия

Нажмите Ок - Ок - Ок, в открытых окнах, через некоторое время приложение outlook синхронизирует изменения на сервере.

Нажмите правой клавишей мыши на заголовок архива в списке папок

Нажмите на кнопку Дополнительно

В строчке имя файла будет полный путь до подключенного архива

По умолчанию архивы создаются в расположении - Каталог пользователя\Documents\Файлы Outlook
Чтобы быстро перейти в каталог Мои документы нажмите сочетание клавиш Windows + R

Нажмите на Файл

Нажмите на Файл

Выберите пункт Открыть и экспортировать - Открыть файл данных Outlook

Введите Documents и нажмите Ок

Если каталога Файлы Outlook нет, то он создается автоматически при создании первого архива в основном расположении

Если каталога Файлы Outlook нет, то он создается автоматически при создании первого архива в основном расположении

Введите Documents и нажмите Ок

По умолчанию архивы создаются в расположении - Каталог пользователя\Documents\Файлы Outlook
Чтобы быстро перейти в каталог Мои документы нажмите сочетание клавиш Windows + R

Данный способ более удобный для подключения большого количества архивов

Выберите архив из доступных и нажмите Ок

По итогам подключенный архив отобразится в списке доступных элементов, где доступны ящики.

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных. Через кнопку Добавить подключите уже существующие архивы. Выберите архив из доступных и нажмите Ок.

По итогам подключенный архив отобразится в списке доступных элементов, где доступны ящики.

Данный способ более удобный для отключения большого количества архивов, а также более наглядный в вопросе поиска физического расположения самого архива (Пути к файлу архива)

Файл с галкой является файлом кэширования и не является архивом, в конце имении имеет расширение ost (1)
Файлы с расширением pst (2) - это файлы архивы.

Нажмите на Файл

По итогам закрытия, архив отключится от профиля outlook, но не удалится окончательно.

Выберите пункт Открыть и экспортировать - Открыть файл данных Outlook

Переключитесь на вкладку Файлы данных

Выделите архив, который хотите отключить. Нажмите на кнопку Удалить

Подтвердите операцию отключения (Удаления из списка подключенных архивов)

По итогам после отключения архива, переименовать или удалить его полностью возможно будет только после перезапуска программ (Skype, MS Outlook, Cisco Jabber и т.д.), однако проще и быстрее перезагрузить сам ПК, тогда система не будет блокировать файл архива.

Нажмите правой клавишей на архиве в списке, у которого нужно изменить отображаемое имя в списке каталогов
Выберите пункт "Свойства файла данных..."

Нажмите на кнопку Дополнительно

В поле Имя укажите новое отображаемое имя архива в списке каталогов и нажмите Ок

Для завершения настройки нажмите Ок

Для изменения параметров нескольких архивов. Нажмите на Файл

Выберите пункт Настройка учётных записей - Настройка учётных записей...

Переключитесь на вкладку Файлы данных. Выберите архив, и нажмите на кнопку "Параметры"

В поле Имя укажите новое отображаемое имя архива в списке каталогов и нажмите Ок